Capita spesso di avere la necessità di inviare un messaggio con prova di consegna (ad un coniuge separato, ad un affittuario moroso, ad un amministratore condominiale, ecc.) ma di non avere a disposizione una casella PEC.
Oppure capita che il nostro interlocutore destinatario non abbia un indirizzo certificato, con la conseguenza che il mittente, ove invii un messaggio PEC ad un indirizzo di posta ordinaria (ad esempio gmail.com, yahoo.it, libero.it, ecc.) non potrà provare l’avvenuta consegna del messaggio.
Questo perchè la PEC è un servizio di posta elettronica certificata che funziona solo se il mittente e il destinatario dispongono di una casella certificata, poiché i gestori delle due caselle PEC rilasciano immediatamente al mittente due certificazioni sulla trasmissione del messaggio, se avvenuta correttamente.
Queste certificazioni saranno utilizzabili anche in tribunale con valore legale non dissimile a quello di una ricevuta di ritorno di una raccomandata postale.
Il sistema funziona anche perché ogni titolare di casella PEC è stato previamente identificato, mentre per aprire una posta ordinaria si può fornire una falsa identita.
In questo articolo non voglio parlare del valore legale di un messaggio di testo via mail ordinaria (non certificata), anche perchè il web è colmo di contributi sull’argomento, anche molto interessanti.
Viceversa, ho intenzione di muovere le mosse da un assunto pressoché incontestabile:chi offre in giudizio una corrispondenza non certificata corre il serio rischio che il giudice non riconosca alcun valore alla stessa, anche se il destinatario ha risposto alla mail.
In verità un trucco per provare a dimostrare che la mail ha viaggiato nella rete si può realizzare inviando il messaggio al destinatario e contemporaneamente a noi stessi. In tal modo si potrà affermare che la mail è giunta a noi e rendere credibile l’ipotesi che sia giunta al destinatario effettivo. Ma ciò non costituisce una prova.
Vieppiù, si rischia di dover essere costretti a provare anche che la mail del destinatario mario.rossi@ appartiene effettivamente alla controparte Mario Rossi e non sia stata aperta ed utilizzata in modo fraudolento dal mittente per far figurare una finta corrispondenza con Mario Rossi.
Insomma, quando uno dei due (mittente e destinatario) non dispone di una PEC, la partenza è sempre in salita e il percorso potrebbe essere un labirinto. Bisogna quindi adottare delle contromisure.
Ho pensato, quindi, di condividere un segreto del mestiere, che consiglio sempre a quei clienti che devono dare dimostrazione di aver trasmesso una comunicazione con la controparte.
Il metodo è semplice ed efficace e si può utilizzare anche comodamente seduti a casa o in ufficio.
Quel che occorre, oltre ad un comune indirizzo di posta ordinaria, è una carta di credito Visa o Mastercard, oppure una Postepay o un conto Bancoposta. Il servizio, infatti, non è gratuito ma ha certamente un buon prezzo, specialmente considerando i vantaggi che ne potrebbero derivare nell’ambito di una causa.
Cominciamo col dire che se volete certificare una mail ordinaria dovete innanzitutto munirvi della materia prima. Quindi iniziate con la scrittura del contenuto del messaggio e con la spedizione al destinatario. Niente di più semplice (esempio: “Caro Pater, vorrei portare in visita nostro figlio Pupillus presso il medico Ippocrate, ti chiedo di farmi sapere tue intenzioni. Saluti. Mater”).
Inviato il messaggio bisogna tornare nel cassetto della posta inviata ed aprire il messaggio. Ovviamente apparirà il testo che abbiamo predisposto.
Il messaggio va salvato o stampato in formato .pdf, nel modo spiegato dal blogger informatico Salvatore Aranzulla a questo link.
Una volta salvato il file bisogna recarsi su www.poste.it e cercare, tra i servizi disponibili del portale di Poste Italiane, quello denominato “spedisci on-line”.
Tra i servizi offerti andrà selezionata la “raccomandata”.
Se la pagina successiva dà “errore generico” vuol dire che (come spesso accade) Poste non è momentaneamente in grado di fornire il servizio e dovrete pazientare e ritornare dopo un po’. Ma se dovesse funzionare, rientrando nella sezione apposita il sito metterà a disposizione un campo per scrivere il testo della nostra raccomandata. Non va utilizzato quell’editor, ma il campo appena al disotto, dove troverete scritto “+ ALLEGA O TRASCINA DOCUMENTO O IMMAGINE”.
Bisognerà, quindi, caricare il file in formato .pdf interagendo con questo pulsante.
Poi si dovrà procedere cliccando sul pulsante “Continua” e il sistema porterà alla schermata successiva, dedicata all’indirizzo del destinatario e poi quello del mittente. Abbiate cura di compilare tutti i campi.
Nella stessa pagina va poi apposto il flag su “Voglio ricevere l’avviso di ricevimento” e aggiunto l’indirizzo dove si vorrà ricevere la cartolina, che non dovrà necessariamente essere quello del mittente. Verificate nella pagina successiva tutte le informazioni e procedete con il versamento delle somme richieste, che per una pagina in bianco e nero con ricevuta di ritorno dovrebbero ammontare ad € 4,40 a fronte di € 6,50 per la stessa lettera presentata all’ufficio postale. Ad ogni modo collego qui il listino prezzi di Poste.
Il servizio di Poste Italiane provvederà a stampare la lettera, imbustarla, recapitarla e farvi pervenire la ricevuta di ritorno.
La raccomandata si può anche seguire perché il tracking number si trova all’interno della distinta che Poste Italiane rilascerà subito dopo il pagamento e che consiste in un file .pdf scritto in caratteri molto piccoli. Occorrerà ingrandire la pagina ed individuare il “codice raccomandata”, copiarlo ed incollarlo in questo link.
Rispetto ad una normale raccomandata impiegherà circa 2/3 giorni lavorativi in più e partirà dal centro di meccanizzazione postale di Peschiera Borromeo. Nei primi giorni, necessari per il confezionamento, non sarà possibile vederne il tracciamento.
Una volta ricevuta la cartolina di ritorno scansionatela fronte e retro ed archiviatela assieme alla mail in formato pdf, perchè l’avvocato vorrà vedere la ricevuta di ritorno cartacea ed utilizzerà il file .pdf scansionato per consegnarlo al giudice come prova.
Avv. Marco Giudici
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